TEKNIK
KOMUNIKASI LISAN EFEKTIF YANG BERDAMPAK
TERHADAP
KINERJA KARYAWAN
Putri Manik Astagina
155211022
D3 ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
putrimanikastagina13@gmail.com
Abstract
Communication is one way exchange of information from one person or group to one person or group. The function of the communication itself is to mengiinformasikan assortment of ideas, ideas, opinions, instructions and others. In the activity in the office communication is always carried out at any time. A wide variety of activities in the office will generate information, therefore the information should be disseminated to various parts of the office. So that the information can be understood by all members of the organization, then the distribution of such information through effective communication. Effective communication must be cultivated in every office. Feedback from any information obtained in a short time is the goal of effective communication itself. Effective communication can facilitate the work to achieve organizational goals. Penyapaian true communication can make all members of the organization to work optimally. Something that is delivered properly and without recourse would be made to maintain the performance of employees. Employee performance would be good if the instructions described by the leaders meet the criteria for effective communication. In office communications office activities are divided into two networks: the communication network of formal and informal communication networks. While the flow of communications in the office of which communication from the top down, bottom-up communication, communication diagonal, and horizontal communication. Communications office has a limited restriction, so we should be able to adjust your way of communicating that message to be delivered to be well received in accordance with the target recipient of the message.
Keywords: Communications, performance, and employees.
PENDAHULUAN
Menurut
Fayol dan Barnard dalam Thoha (2004:170) komunikasi merupakan salah satu pusat
bahasan yang ada di dalam ilmu perilaku organisasi. Komunikasi yang efektif
terjadi bila artian yang dimaksudkan oleh pengirim berita dan artian yang
ditangkap oleh penerima berita itu sama dan satu. Sehingga informasi yang
disampaikan dan yang di terima dapat dimengerti secara utuh. Komunikasi sangat
penting untuk menjalin hubungan kerja sama antar manusia yang terlibat dalam
organisasi dan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam proses pencapaian
tujuan organisasi.
Komunikasi
akan memungkinkan setiap anggota organisasi untuk saling membantu, saling
mengadakan interaksi. Proses komunikasi yang dilakukan setiap hari di kantor
berfungsi untuk memupuk dan memelihara hubungan kita dengan lingkungan kantor.
Oleh sebab itu, keterampilan berkomunikasi memiliki arti penting dalam
kehidupan organisasi. Bahkan bisa di analogikan organisasi adalah tubuh makhluk
hidup, maka komunikasi adalah darah yang mengalir dalam tubuh organisasi. Organisasi
tidak akan bisa tumbuh dan berkembang jika tidak berkomunikasi.
Komunikasi
dapat memelihara motivasi dengan memberikan penjelasan kepada para pegawawi
tentang apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka mengerjakannya dan apa
yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika sedang berada dibawah
standar. Peningkatan kinerja yang optimal dan efektif tersebut tidak mungkin
terjadi jika tidak ada komunikasi yang efektif yang dilakukan oleh para
pegawai. Menurut Kohler dalam Muhammad (2011:1) komunikasi yang efektif adalah
penting bagi semua organisasi. Oleh karena itu, para pimpinan organisasi dan
para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurkan kemampuan
komunikasi mereka.
Seperti
apapun struktur dalam sebuah organisasi yang digunakan, akan selalu menggunakan
komunikasi dalam upaya penyebaran , pertukaran informasi dan juga sebagai
sarana penyebaran pesan sebagai langkah untuk mencapai tujuan utama organisasi.
Jika komunikasi tidak berjalan dengan baik makan akan menganggu semua rencana,
petunjuk, saran, intruksi, yang mengakibatkan pekerjaan menjadi kacau dan
tujuan organisasi tidak akan tercapai.
Komunikasi
merupakan masalah penting karena banyaknya pelanggaran yang terjadi yang disebabkan oleh
para pelanggar tidak mengetahui bahwa mereka berada di luar jalur ketertiban. Oleh
karena itu diperlukan adanya pelaksanaan dan penerapan komunikasi yang efektif
yang dapat meningkatkan semangat dan kinerja pegawai, sehingga dengan adanya
komunikasi yang efektif tujuan organisasi akan lebih mudah tercapai karena
kinerja karyawan semakin meningkat.
Aktivitas komunikasi di perkantoran
senantiasa disertai dengan tujuan yang ingin dicapai. Tujuan akan dengan mudah
dicapai oleh suatu organisasi salah satunya dengan cara memelihara komunikasi
yang baik antara anggota organisasi tersebut.
Komunikasi
yang dilakukan secara formal oleh karyawan adalah komunikasi yang berlangsung
sesuai dengan struktur formal organisasi dan komunikasi ini cenderung berjalan
lancer karena berlangsung sesuai dengan hirarki yang ada didalam organisasi.
Sedangkan komunikasi informal merupakan komunikasi yang belum dapat dipercaya
kebenarannya karena komunikasi ini berjalan kesegala arah karena komunikasi ini
merupakaan interaksi yanag terjadi diantara anggota organisasi didalam
organisasi, sering juga komunikasi ini disebut dengan grapevine atau selentingan.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan
latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:
Bagaimana teknik berkomunikasi efektif
yang dapat memengaruhi kinerja karyawan.
METODE PENULISAN
Dalam penulisan
ini saya melakukan studi pustaka yang mengacu pada sumber-sumber informasi
diantaranya buku, jurnal, dan internet. Penulisan karya ilmiah ini berpacu
terhadao pengalaman dan pengamatan penulis di kehidupannya sehari-hari.
KAJIAN TEORITIS
1. Komunikasi
a. Pengertian Komunikasi
Ditinjau dari
etimologi, komunikasi berasal dari kata communicare
yang berarti ’membuat sama’. Definisi kontemporer menyatakan bahwa komunikasi
berarti “mengirim pesan”. Menurut (Harmon.2013:192) Komunikasi berasal dari
kata communis (Latin, artinya “makna”). Dalam suatu organisasi komunikasi dapat
menguraikan proses tersebut sehingga terjadi “pemaknaan yang sama” baik antar
karyawan, dengan manajer maupun dengan masyarakat. Komunikasi bisa juga dianalogikan
sebagai sebuah lem pada organisasi, sehingga fungsi perencanaan yang telah
ditetapkan oleh pimpinan dapat dijalankan, dikoordinasikan dan diawasi sesuai
target yang telah ditentukan.
Harold Lasswell
telah membuat paradigma mengenai hal-hal yang harus kita ketahui ketika ingin
berkomunikasi. Harold Lasswell yang mengatakan bahwa cara yang baik untuk
menjelaskan komunikasi adalah menjawab pertanyaan sebagai berikut : What says
what in which channel to whom with what effect? (Lasswell. 1972).
Paradigma
Lasswell diatas menunjukkan bahwa komunikasi meliputi lima unsur sebagai
jawaban dari pertanyaan yang diajukan itu, diantaranya:
1. Komunikator (communicator, source, sender),
2.Pesan (message),
3.Media ( channel ,media ),
4.Komunikan(communicant, communicate, receiver, recipient), dan
5. Efek (effect,impact,influence).
Jadi
berdasarkan paradigma Lasswell tersebut komunikasi adalah proses penyampaian
pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek
tertentu. Demikian kelengkapan unsur komunikasi menurut Harold Lasswell yang
mutlak harus ada dalam setiap prosesnya adalah komunikator, pesan, media,
komunikan, dan efek. Komunikasi tidak akan bisa berjalan jika salah satu unsur
tersebut tidak ada, karena unusr-unsur tersebut bersifat mutlak.
b. Proses Komunikasi
Proses
komunikasi adalah penyampaian pesan/gagasan dari seseorang/mesin (pengirim) ke
orang lain (penerima). Gagasan yang disampaikan merupakan isi dari pesan yang
disampaikan. Proses komunikasi ini harus kita ketahui dan kita harus memiliki
strategi untuk meciptakan proses komunikasi yang baik. Kita harus bisa
mengatasi dan mengurangi masalah masalah yang dapat menganggu proses
komunikasi. Dengan mengetahui proses komunikasi kita akan bisa mencapi
komunikasi efektif. Proses komunikasi akan dijelaskan seperti terlihat pada
gambar berikut:
Unsur-unsur
dalam proses komunikasi meliputi:
1. Sender
:
Sender adalah komunikator yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau
sejumlah orang.
2. Encoding: Encoding adalah
penyandaian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk lambing.
3. Message: Message adalah pesan yang merupakan
seperangkat lambing bermakna yang disampaikan oleh komunikator.
4. Media: Media adalah saluran komunikasi tempat
berlalunya pesan dari komunikator kepada komunikan.
5. Decoding: Decoding
adalah penguraian sandi, yakni proses di mana komunikan menetapkan makna pada
lambing yang disampakan oleh komunikator kepadanya.
6. Receiver: Receiver
adalah komunikan yang menerima pesan dari komunikator.
7. Response: Response atau
tanggapan yaitu seperangkat reaksi dari komunikan setelah diterpa pesan.
8. Feedback: Feedback atau
umpan balik adalah tanggapan komunikan apabila tersampaikan atau disampaikan
kepada komunikator.
9. No ise : No ise adalah
gangguan tak terencana yang terjadi dalam proses komunikasi sebagai akibat
diterimanya pesan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang
disampaikan oleh komunikator kepadanya.
Model proses komunikasi di atas
menegaskan faktor-faktor kunci dalam komunikasi efektif . Komunikator harus
tahu khalayak mana yang akan dijadikan sasaran dan tanggapan apa yang
diinginkannya. Ia harus terampil menyadi atau menyampaikan isi pesan dengan
memperhitungkan bagaimana komunikan biasanya mengurai sandi pesan. Komunikator
harus mengirimkan pesan melalui media yang efisien dalam mencapai khalayak
sasaran. Pemilihan media yang tepat dapat membuat khalayak sasaran penerima
pesan mudah mengerti hal-hal yang diinginkan pengirim pesan.
Proses Komunikasi secara Primer
Proses
komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan
seseorang kepada orang lain sengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Proses
komunikasi secara primer disebut juga proses komunikasi verbal. Lambang sebagai
media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa, isyarat, gambar, warna dan
lain sebagainya yang secara langsung mampu “menerjemahkan” pikiran dan atau perasaan
komunikator kepada komunikan.
Proses Komunikasi secara Sekunder
Proses
komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang
kepada kepada orang lain dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media
kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama. Proses komunikasi secara
sekunder ini bisa disebut dengan proses komunikasi non verbal. Biasanya
komunikasi yang dilaksanakan tidak secara langsung dibicarakan oleh sender namun melalui media yang ia
pilih.
Seorang komunikator menggunakan
media kedua dalam melancarkan komunikasi karena komunikan sebagai sasarannya
berada ditempat yang relatif jauh atau jumlahnya banyak. Media yang dapat
digunakan diantaranya adalah surat, telepon, surat kabar, majalah, radio,
televisi, film, dan lainnya
c. Prinsip – Prinsip dalam Komunikasi Kantor
Seorang pemimpin
mempunyai tugas tugas yang harus mereka laksanakan dengan baik dan benar. Salah
satu tugas tersebut adalah membina system komunikasi sebaik-baiknya, untuk
keperluan ini haruslah memahami azas-azas atau prinsip-prinsip komunikasi dan
menerpakannya dalam melaksanakan tugasnya. Geoffrey Mills dan Oliver
Standingford mengemukakan prinsip-prinsip komunikasi diantaranya :
1. Komunikasi
berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.
2. Orang hanya
bisa mengerti sesuatu hal yang dapat menghubungkannya pada sesuatu hal lain
yang telah dimengerti. Baik berbicara maupun menulis kita harus menyadari siapa
yang menjadi sasaran dan siapa yang kita tuju. Misalnya seorang dokter
menjelaskan diagnose kepada pasien
yang awam terhadap hal hal mengenai kedokteran. Maka orang awam tersebut tidak
akan menangkap dengan baik, dan menangkap diagnose yang tidak sesuai dengan
yang dokter katakana. Sehingga disini sender
harus bisa menempatkan susunan kata dalam komunikasi dengan orang yang
dituju.
3. Komunikator
wajib membuat dirinya mengerti. Pengirim warta tidak boleh menyalahkan pihak
penerima warta apabila wartanya tidak dimengerti. Alasan tidak dimengertinya
warta adalah karena pembicara atau penulis tidak memilih kata-kata yang tepat,
atau belum memberi penjelasan yang memadai.
4. Orang yang
tidak mengerti dalam menerima warta wajib untuk meminta penjelasan. Penerima
warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pengirim warta, mungkin ia memerlukan
penjelasan tambahan.
Selain prinsip dasar dari komunikasi kantor,
hal hal yang harus di pertimbangkan dalam melakukan komunikasi adalah
kejelasan, perhatian, integritas, ketulusan, dan pemilihan media yang tepat.
d. Jaringan Komunikasi
Jaringan
komunikasi adalah pola saluran komunikasi. Dimana pesan yang disampaikan
berkaitan dengan organisasi atau perusahaaan, da nada juga yang tidak berkaitan
sama sekali.
Jaringan Komunikasi Formal
Jaringan
komunikasi formal didasarkan pada rantai perintah dan bentuk otoritasnya dari
puncak organisasi menurun ke bawah. Hal-hal yang dibicarakan biasanya mengenai
masalah internal organisasi atau perusahaan. Informasi yang di informasikan
untuk menunjang tujuan organisasi atau perusahaan.
Di dalam jaringan formal ini, pesan disalurkan
naik atau turun melalui sttruktur organisasi yang ada. Jaringan komunikasi
formal digunakan untuk menyampaikan pesan pimpinan. Kebijakan, prosedur,
petunjuk, dan intruksi kerja. Walaupun jaringan komunikasi formal digunakan
sebagian besar untuk komunikasi mengarah ke bawah, tetapi dapat juga bermanfaat
untuk komunikasi dari bawah ke atas, seperti survei sikap, keluhan, usul, dan
pertimbangan prestasi.
Jaringan Komunikasi Informal
Jaringan komunikasi informal
sebagian besar dilaksanakan secara lisan. Informasi yang disampaikan sacara
lisan tidak begitu vital dalam menyelesaikan kegiatan kantor. Beberapa
informasi yang dilaksanakan dalam jaringan informal antara lain berupa:
desas-desus, selentingan ataupun gossip. Efek informasi jaringan informal
seperti disebut dengan “grapevine”. Komunikasi
informal dapat terjadi saat karyawan bertemu di tempat makan, di tempat
kebugaran, di jalan atau pada kegiatan lainnya yang tidak mereka rencanakan. Komunikasi
informal dapat membicarakan apa saja yang kebanyakkan bersifat isu atau belum
terjadi. Pada saat seperti ini informasi mereka sampaikan antar karyawan
diberbagai tingkatan dan berbagai porsi.
Grapevine
adalah jaringan komunikasi yang menyebar dengan luas tanpa melihat struktur
organisasi dari seseorang ke orang lain. Isi pesan yang sering merupakan berupa
isu, rumor, selentingan, atau desas-desus yang sulit dibuktikan kebenarannya. Grapevine merupakan informasi personal
yang muncul dari interaksi di antara orang –orang dan informasi ini tampaknya
mengalir dengan arah yang tidak dapat diduga. Biasanya menantang untuk
dilakukan penyelidikan. Informasi yang mengalir sepanjang jaringa kerja grapevine terlihat berubah-ubah dan
tersembunyi.
Untuk mengatasi grapevine pemimpin harus menjadi penengah dan bisa mengambil
langkah-langkah positif untuk mencegah dampak dari grapevine. Karena grapevine tidak
bisa dihapuskan. Sisi lain manfaat grapevine
adalah pimpinan mendapat informasi awal tentang sesuatu hal, apa yang
diinginkan bawahan dan apa yang mereka pikirkan serta rasakan.
e. Aliran Komunikasi Kantor
Ada banyak hasil
studi yang menunjukkan bahwa komunikasi merupakan kompetensi utama yang dibutuhkan
di kantor. Setiap pegawai baik posisi mereka ada di top, middle, atau lower
semuanya pasti melakukan komunikasi. Aliran arus komunikasi kantor ada empat
diantaranya.
1. Komukasi vertikal ke bawah.
Komunikasi
demikian merupakann wahana bagi manajemen untuk menyampaikan berbagai hal
kepada para bawahannya, seperti perintah, intruksi, kebijaksanaan baru,
pengarahan, pedoman kerja, nasihat dan teguran. Hal tersebut merupakan usaha
menajemen untuk lebih menjamin bahwa tindakan, sikap, dan perilaku pegawai
dapat terkendalikan, sehingga kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan dan
berbagai sasarannya semakin meningkat dan pada gilirannya memungkinkan
organisasi memenuhi kewajibannya kepada para anggotanya.
Dalam komunikasi vertikal ke bawah
ini keterbukaan menjadi kunci untuk sukses berkomunikasi dengan karyawan.
Kebanyakan pesan disampaikan secara formal kebawah melalui tatap muka,
pertemuan-pertemuan, waktu rapat atau secara tertulis. Pimpinan yang terlalu
formal akan membuat takut dan enggan bagi karyawan untuk berkomunikasi.
Akibatnya, sulit untuk pimpinan dapat membujuk dan mengajak karyawan untuk
mencapai tujuan perusahaan.
Beberapa faktor yang harus
diperhatikan dalam berkomunikasi internal ke bawah diantaranya: kecepatan
penyampaian, kepantasan untuk setiap level karyawan, persepsi dari pemegang
wewenang, penyampaian informasi yang sebenarnya, baik berita duka maupun berita
gembira, dan kebutuhan akan umpan balik.
2. Komunikasi vertikal ke atas.
Komunikasi
vertikal ke atas mengalir tegak lurus ke atas dari satu tingkatan ke tingkatan
yang lebih tinggi dalam organisasi. Komunikasi vertikal ke atas dapat
mempermudah karyawan untuk menyampaikan berbagai hal seperti laporan hasil
pekerjaan, masalah yang dihadapi, baik yang sifatnya kedinasan maupun sifatnya
yang pribadi, saran-saran yang menyangkut pelaksanaan tugas masing-masing dan
bahkan juga dalam organisasi yang dikelola dengan demokratik, kritik membangun
demi kepentingan organisasi. Biasanya saluran yang paling efektif untuk
komunikasi vetikal ke atas adalah dengan diskusi yang informal antar karyawan
dengan supervisor.
3. Komunikasi Horizontal
Komunikasi
horizontal adalah komunikasi yang terjadi diantara orang orang yang berada pada
tingkat yang sama atau dalam satu level yang ada dalam hirarki organisasi,
Komunikasi inti dibutuhkan untuk melakukan koordinasi antar unit, dengan begitu
mereka dapat mengerjakan pekerjaannya secara bersama. Komunikasi ini dapat
dilaksanakan menyamping ke kiri atau ke kanan. Komunikasi ini terjadi ke samping
dan terjadi antar karyawan di tingkatan yang sama.
4. Komunikasi Diagonal
Komunikasi
diagonal berlangsung antara dua satuan kerja yang berada pada jenjang hirarki
organisasi yang berbeda, tetapi menyelenggarakan kegiatan yang sejenis.
Komunikasi diagonal terjadi bila seorang karyawan berkomunikasi dengan bukan
atasan langsungnya, baik dilakukan secara formal maupun informal.
Komunikasi
diagonal dapat terjadi menurun atau menaik, seperti pucuk pimpinan
berkomunikasi langsung dengan karyawan terendah di perusahaan atau sebaliknya.
Komunikasi diagonal ditujukan untuk mendengarkan saran,masukan, keluhan dari
unit lain dalam lingkup suatu organisasi.
2. Karyawan
Karyawan adalah asset terbesar milik
perusahaan. Karyawan adalah kumpulan
orang orang yang menjalankan sebuah perusahaan, sebuah organisasi atau
perusahaan akan membayar kinerja yang dihasilkan oleh karyawan untuk perusahaan
atau yang biasa disebut dengan gaji. Seperti yang dikatakan oleh Hasibuan
(2006:12) bahwa karyawan adalah penjual jasa baik pikiran ataupun tenaga yang
mendapat komensasi yang besarnya telah ditentukan terlebih dahulu. Posisi
karyawan dalam sebuah perusahaan atau organisasi dibagi menjadi dua yaitu:
a. Karyawan Operasional
Dalam sebuah organisasi atau
perusahaan, posisi karyawan operasional adalah sebagai bawahan. Dimana karyawan
operasional adalah setiap orang (yang berada dalam organisasi atau perusahaan)
yang secara langsung mengerjakan sendiri pekerjaan yang ditugaskan sesuai
dengan perintah atasan.
b. Karyawan Manajerial
Karyawan
manajerial adalah orang (yang berada dalam organisasi atau perusahaan) yang
berhak memberi perintah pada bawahannya untuk mengerjakan sebagian pekerjaannya
yang ia perintahkan kepada bawahannya. Karyawan manajerial mencapai tujuaannya
melalui kegiatan orang lain. Secara fungsi dan kedudukan, tidak ada perbedaan
antara karyawan dan pegawai. Perbedaannya hanya terletak pada tempat mereka
bekerja. Karyawan adalah mereka dalam sebuah perusahaan, sedangkan pegawai
adalah mereka yang bekerja di instansi atau organisasi dan perusahaan milik
pemerintah.
3. Kinerja
a. Pengertian Kinerja
Kinerja berasal
dari pengertian performance. Ada pula
yang memberikan pengertian performance
sebagai hasil kerja atau prestasi kerja. Namun, sebenarnya kinerja mempunyai
makna yang lebih luas, bukan hanya hasil kerja, tetapi termasuk bagaimana
proses pekerjaan berlangsung (Wibowo, 2007:7).
Menurut Sedarmayanti (2007:260)
menungkpakan bahwa kinerja merupakan hasil kerja seorang pekerja, sebuah proses
manajemen atau suatu organisasi secara keseluruhan, dimana hasil kerja tersebut
harus dapat ditunjukkan buktinya secara konkrit dan dapat diukur (dibandingkan
standar yang telah ditentukan).
Kinerja karyawan atau pegawai erat
kaitannya dengan hasil pekerjaan seseorang dalam suatu organisasi. Kinerja
pegawai tidak hanya dipengaruhi oleh kemampuan dan keahlian dalam bekerja,
tetapi juga dipengaruhi oleh semangat kerjanya. Jadi, kinerja tidak bermaksud
menilai karakteristik individu tetapi mengacu pada serangkaian hasil kerja yang
dicapai selama periode waktu tertentu. Kinerja merupakan sesuatu hal yang
besifat individual karena setiap karyawan atau pegawai memiliki tingkat
kemampuan yang berbeda beda dalam mengerjakan tugasnya. Banyak hal yang
mempengaruhi seseorang untuk memiliki kinerja yang baik. Latar belakang kehidupan
merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi kinerja. Kinerja bergantung pada
kombinasi antara kemampuan, usaha, dan kesempatan yang diperoleh.
b. Faktor-faktor yang memengaruhi kinerja
Menurut
Karjantoro (2004:27) faktor-faktor yang memengaruhi kinerja pegawai bukan hanya
kualitas dan kuantitas yang dihasilkan saja, tetapi masih banyak faktor
lainnya. Selengkapnya faktor-faktor yang memengaruhi kinerja pegawai adalah:
1.
Mutu hasil kerja
2.
Volume hasil kerja
3.
Pengetahuan/keterampilan teknis
4.
Kemampuan megorganisasi pekerjaan
5.
Kehadiran tepat waktu
6.
Kepemimpinan
7.
Kerjasama
8.
Inisiatif
9.
Kemampuan mengemukakan pendapat
10.
Kemampuan mencari peluang
11.
Kreativitas
12.
Ketekunan
13.
Kemampuan menjalin network
4. Komunikasi Efektif
Komunikasi efektif adalah
pertukaran informasi, ide, perasaan yang menghasilkan perubahan sikap sehingga
terjalin sebuah hubungan baik antara pemberi pesan (sender) dan penerima pesan (receiver). Sesuai dengan tujuan
komunikasi agar apa yang disampakai oleh pemberi pesan dapat diterima oleh
penerima pesan secara utuh dan dapat dimengerti dengan makna yang tetap sama.
Apabila setiap pesan, berita yang
dikirim oleh pihak komunikator mendapat respons dari pihak penerima berita maka
dikatakan komunikasi sudah berlangsung secara efektif. Komunikasi efektif
berarti adanya proses komunikasi yang sesuai dengan apa yang organisasi atau
perusahaan inginkan. Komunikasi berjalan sesuai dengan rencana dan tujuan
organisasi. Komunikasi yang disampaikan dengan baik dan dapat diterima dengan
baik pula. Komunikasi dipengatuhi oleh beberapa faktor diantaranya faktor
budaya, lingkungan, keluarga, ekonomi, jenjang pendidikan, situasi, kondisi,
dan lain lain dari seseorang yang melakukan komunikasi. Maka dari itu tugas
pemimpin agar dapat mengendalikan perbedaan perbedaan yang dapat mempengaruhi
komunikasi, agar semuanya dapat berkomunikasi secara efektif dalam lingkungan
kantor dengan latar belakang yang berbeda beda.
PEMBAHASAN
Sesuai
dengan teori yang telah dijelaskan sebelumnya. Komunikasi berjalan karena
adanya proses komunikasi. Komunikasi haruslah berjalan sesuai dengan unsur
komunikasi, jaringan komunikasi, dan aliran komunikasi. Dalam kegiatan
organisasi komunikasi merupakan hal yang penting dan selalu dilakukan setiap
saat demi mencapainya tujuan organisasi. Untuk mencapai sebuah target maka
komunikais yang dijalankan haruslah berjalan secara efektif.
Komunikasi
akan dapat berjalan dengan efektif dengan cara mengikuti aturan dan kaidahnya,
diantaranya:
1. Komunikator
harus bisa menghargai setiap individu yang dijadikan sasaran komunikasi. Dalam
artian bahwa seseorang yang melakukan komunikasi harus bisa menempatkan diri,
tidak menganggap dirinya paling benar dan paling tahu. Namun, jadilah
komunikator yang mengetahui cara memberitahu informasi dengan baik agar makna
dan tujuannya tersampaikan.
2.Komunikator
harus mampu menempatkan diri pada situasi dan kondisi yang dihadapi oleh orang
lain. Sebagai komunikator kita harus mampu mendengar dan siap menerima masukan
maupun kritikan dari pendengar dengan sikap yang positif.
3. Pesan
diterima oleh penerima pesan dan dapat didengarkan dengan baik. Dalam hal ini
seorang sender harus bisa
menyampaikan pesan dengan media yang tepat. Media yang dipilih adalah media
yang bisa diterima dan digunakan dengan mudah oleh receiver. Dengan begitu receiver
bisa dengan mudah merespon pesan yang diterima.
4.Kejelasan
pesan sehingga tidak menimbulkan multi prestasi. Dalam hal berkomunikasi kita
harus bisa menyampaikan informasi secara jelas, penggunaan kata yang mudah
dimengerti, tuntas, singkat (tidak bertele-tele), dan lengkap.
5. Berkaitan
dengan sikap rendah hati dan mau mendengarkan orang lain. Hal ini berkaitan
dengan karakter dan sikap individu masing-masing. Kita harus bisa menanamkan
sikap saling menghargai dan menghormati antar sesama. Komunikator harus siap
menerima masukan, tidak berprasangka buruk terhadap orang yang mengomentari,
dan berfikir positif terhadap hal hal yang belum terjadi.
6. Sikap terbuka
dan mudah beradaptasi. Dalam hal berkomunikasi kita juga harus memiliki sikap
terbuka dan mudah berkomunikasi. Berbagai kegiatan organisasi ataupun
perusahaan kita akan dihadapkan dengan orang orang baru dan komunikasi akan
berjalan dengan orang baru tersebut. Sehingga kita harus siap akan hal
tersebut.
Hal tersebut
harus bisa di implementasikan dikehidupan kita selaku pelaku organisai. Dengan
mengimplemtasikan hal-hal tersebut komunikasi akan berjalan dengan efektif.
Komunikasi efektif mempengaruhi kinerja
Bagaimana
bisa komunikasi dapat memengaruhi kinerja karyawan atau pegawai? Jawabanya
adalah bisa, dalam pengertian komunikasi sendiri telah dijelaskan bahwa
komunikasi diartikan sebagai cara penyampaian informasi dari sender kepada receiver. Dalam sebuah
perusahaan atau organisasi kita selalu melakukan komunikasi secara lisan maupun
dengan tulisan. Setiap perusahaan atau organisasi memiliki visi dan misi
perusahaannnya masing-masing. Para karyawan atau pegawai yang bekerja untuk perusahaan
tersebut harus lah mengetahui tujuan perusahaan tersebut agar tujuan perusahaan
atau organisasi dapat dicapai sesuai target. Agar tujuan perusahaan tersebut
dapat tercapai maka seluruh anggota organisasi atau perusahaan harus bisa
membangun sinergi. Sinergi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Cara
untuk membangun sinergi itu adalah komunikasi. Komunikasi yang efektif antar
anggota organisasi atau perusahaan dapat mempercepat menuju tujuan organisasi
atau perusahaan.
Pesan
yang akan disampaikan haruslah direncanakan dengan baik agar ketika akan
menyebar pesan tersebut, pesan tersebut sudah siap untuk disebarkan. Pesan
harus membangkitkan dan meningkatkan kebutuhan pribadi. Pesan harus memiliki
tujuan, dan menjadi solusi untuk suatu permasalahan.
Hal-hal yang harus
diperhatikan ketika ingin menyampaikan pesan diantaranya:
a. Kejelasan, setiap
pesan yang akan di informasikan haruslah jelas agar tidak menimbulkan salah
tafsir.
b. Konsisten, sebaiknya
segala pesan yang akan diinformasikan dalam waktu yang sama adalah satu topik.
Jangan menginformasikan sesuatu yang bertentangan dengan topik yang akan
disampaikan.
c. Kecukupan,
penyampaian informasi haruslah memadai, informasi harus memiliki informasi yang
berbobot dan bermanfaat.
d. Penggunaan waktu
yang tepat, sebaiknya dalam menyampaikan informasi kita harus tahu waktu.
Pilihlah waktu yang tepat untuk menyelesaikan masalah contohnya dalam rapat dan
diskusi. Selain menggunakan waktu yang tepat, dalam pelaksanaannya kita harus
bisa membuat waktu yang kita miliki efektif dan efisien. Sehingga, dalam
penyampaiannya jangan bertele-tele, namun langsung terhadap inti
permasalahannya. Gunakan kontrak waktu di awal kegiatan.
e. Pembicaraan suatu topik
tepat pada waktunya. Informasikan sesuatu harus dengan cepat, jangan sampai hal
yang diinformasikan telah kedaluwarsa dan sudah tidak memiliki manfaat untuk
didengarkan ataupun dipahami.
f. Penyebaran,
penyebaran informasi harus lah sama kepada seluruh anggota organisasi agar
tidak menimbulkan miss communication.
Komunikasi di
kantor memiliki dua jaringan, yaitu: jaringan formal dan jaringan informal.
Dalam hal ini komunikasi formal biasanya membahas hal-hal yang berkaitan dengan
perusahaan. Namun, komunikasi informal adalah komunikasi yang sering
membicarakan hal-hal diluar organisai. Disini kita sebagai anggota organisasi
harus bisa meminimalisir hal ini. Komunikasi informal ini dapat memengaruhi
kinerja karyawan, banyak waktu yang terbuang akibat bergossip di waktu
istirahat ataupun jam kerja, mengakibatkan para karyawan mengalami masalah untuk
kembali fokus terhadap pekerjaannya. Adapun solusi yang bisa dilakukan, yaitu:
Pimpinan
mengadakan pertemuan dengan salah satu karyawan dalam unit kerja yang ada
dikantor tersebut. Salah satu orang tersebut haruslah seseorang yang bisa
berbaur dengan semua karyawan dalam unit kerja tersebut. Pimpinan harus bisa
mempengaruhi karyawan tersebut untuk mempengaruhi karyawan lainnya untuk bisa
berkomunikasi sesuai dengan keadaan dan sesuatu yang dibicarakan harus memiliki
manfaat untuk kantor tersebut. Jika dalam unit kerja tersebut sedang terlibat
dalam gossip, maka karyawan yang dipengaruhi pemimpin tersebut bisa menengahi
dan mengalihkan topik pembicaraan tentang gossip tersebut. Dalam cara
mengalihkan pembicaraan tersebut, haruslah mengacu pada cara-cara berkomunikasi
efektif. Sehingga kinerja karyawan bisa lebih dimaksimalkan, terarah, dan
terukur. Waktu yang biasanya dilakukan untuk membicarakan hal yang tidak
penting dapat dikurangi. Sehingga karyawan dapat meningkatkan kinerjanya
kembali.
Komunikasi
di kantor terbagi menjadi beberapa aliran komunikasi, diantaranya: Komunikasi
vertical keatas, komunikasi vertikal kebawah, komunikasi horizontal, dan
komunikasi diagonal. Aliran komunikasi ini bisa membuat kinerja para karyawan
menjadi turun atau naik. Hal tersebut berkaitan dengan cara menyampaikan pesan
yang terkadang bisa membuat perasaan seseorang senang atau pun bersedih. Hal
yang sering membuat kinerja menurun adalah ketika seorang pimpinan memberika
apresiasi hasil kerja yang negative kepada karyawannya dengan cara yang dapat
menyinggung perasaan karyawan tersebut. Terkadang seorang pimpinan yang tidak
memiliki softskill untuk
berkomunikasi efektif melakukan peneguran dengan cara yang salah. Seorang
pemimpin yang mengetahui cara berkomunikasi efektif, dapat menyampaikan
teurannya dengan cara yang mengetahui situasi, memberikan penjelasan yang jelas
mengenai kesalahan tersebut, memberikan solusi dan petunjuk hal apa saja yang
harus diperbaiki. Dengan cara komunikasi yang seperti itu karyawan merasa
pekerjaannya dihargai dan diapresiasi. Mereka bisa fokus terhadap kesalahan apa
saja yang harus diperbaiki, dan tugas mereka bisa sesuai dengan apa yang
diharapkan. Dengan begitu kinerja karyawan bisa kembali meningkat dengan hal
kecil berkomunikasi yang baik dan efektif.
Jaringan
komunikasi vertikal ke atas biasanya dilakukan dari karyawan menuju pimpinan
untuk menyerahkan tugas, memberikan ide, usulan dan lain-lain.Dalam jaringan
komunikasi ini komunikasi efektif juga hatus diterapkan, dalam menyerahkan
tugas para karyawan haruslah bisa bertanggung jawab dengan hal-hal yang
berkaitan dengan apa yang ia kerjakan. Cara mempertanggung jawabkan haruslah
jelas, konsisten, dan informasi yang dihasil kan berguna. Itu semua dilakukan
melalui komunikasi. Komunikasi yang karyawan lakukan terhadap atasannya bisa
menjadi salah satu alasan pimpinan untuk mempromosikan karyawan tersebut ke
posisi yang lebih tinggi. Ketika pimpinan mengetahui salah satu kemampuan
komunikasi karyawannya baik, maka pimpinan tersebut tidak akan meragukan kinerja
karyawan tersebut.
Jaringan
komunikasi diagonal biasanya terjadi ketika ada proyek bersama antar beberapa
unit kerja. Suasana yang baru terjadi disini, dimana setiap anggota harus
sering bekerja sama untuk mencapai satu tujuan. Waktu pelaksanaan proyek
tersebut biasanya tidak terlalu lama, sehingga untuk melaksanakan proyek ini
mereka harus saling bersinergi. Komunikasi disini berperan aktif untuk
menyampaikan pendapat, ide, gagasan dari satu orang kepada yang lainnya. Perhatikan
hal-hal mengenai komunikasi dikelompok ini, jangan sampai ada anggota kelompok
yang merasa tidak dianggap atau tidak dihargai pekerjaannya. Hal tersebut dapat
menyebabkan kinerja anggota tersebut menurun bahkan yang dikhawatirkan anggota
tersebut tak acuh terhadap tanggung jawabnya. Dalam kerja sama seperti ini kita
harus bisa saling memotivasi anggota kelompok lainnya untuk mencapai proyek
tersebut. Dengan termotivasinya para anggota kelompok, maka mereka akan
terdorong untuk mengerjakan tanggung jawab nya dengan sebaik-baiknya dan
semaksimal kemampuannya. Kinerja para anggota pun akan meningkat dan tujuan
proyek akan cepat tercapai.
Selanjutnya
jaringan komunikasi horizontal. Komunikasi yang dijalankan antara karyawan atau
pimpinan dengan orang orang yang satu posisi dengan mereka. Dalam hal ini
banyak komunikasi yang menimbulkan berbagai persepsi. Untuk hal positifnya
karena dilakukan oleh orang orang yang berada pada tahap hirarki yang sama
dalam sebuah perusahaan, maka mereka kebanyakan memiliki masalah yang hampir
sama. Mereka dapat saling bertukar solusi bahkan bertukar strategi dalam
meningkatkan kinerja masing-masing. Dengan begitu, mereka bisa bersinergi untuk
memperbaiki kekurangan masing-masing. Mereka juga bisa saling memotivasi dalam
meningkatkan kinerja dan memotivasi untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam
penyampaian saran, solusi, dan motivasi tersebut harus menggunakan kata kata
yang baik dan mudah dimengerti oleh pendengar.
Hal
negatif yang berdampak ketika kita tidak menggunakan komunikasi efektif dalam komunikasi
horizontal adalah timbulnya persepsi seseorang menyombongkan diri akan usaha
yang lebih dari anggota lainnya yang ada dalam posisi jabatan yang sama. Jika
terjadi seperti itu karyawan ada yang malas untuk menanggapinya dan ada yang
menjadikannya tolak ukur untuk dirinya sendiri. Namun, yang dikhawatirkan
kinerja para anggota tersebut tidak sesuai dengan apa yang diharapkan
perusahaan. Tujuan organisasi bisa tercapai namun dalam konteks ingin
mengalahkan yang satu dengan yang lainnya. Tujuan mereka berbelok dengan
mengalahkan ego masing-masing. Hal tersebut menimbulkan hal negatif dan
positif, sehingga perlu pengawasan dari seorang pimpinan.
Setelah
dijelaskan mengenai empat jaringan komunikasi tersebut, kita bisa memahami
bahwa sebagai seseorang yang akan memberikan pesan, sebaiknya komunikasi harus
dibentuk dengan baik dan harmonis agar dapat membuat para karyawan bisa dengan
baik mengerjakan pekerjaannya. Konsentrasi dan sikap tenang dapat dirasakan
oleh para karyawan ketika mengerjakan pekerjaannya. Komunikasi harus selalu
dijaga di khususnya lingkungan kantor untuk setiap karyawan maupun manajer
dalam perusahaan tersebut. Namun, komunikasi yang baik juga harus tetap dijaga
ketika kita berada di luar lingkungan kantor. Komunikasi yang efektif harus lah
diperhatikan baik diluar maupun di dalam kantor sendiri. Karena, pesan yang
diterima dan didengar oleh penerima pesan bisa ia ceritakan kembali. Hal yang
dikhawatirkan adalah ketika hal yang diceritakan itu tidak utuh, sudah di
rekayasa, dan terjadi di luar kantor namun dibawa ke dalam lingkungan kantor,
yang mengakibatkan adanya perselisihan atau perang dingin diantara para
karyawan.
Komunikasi
sangat penting dalam menunjang kegiatan kantor, komunikasi harus selalu dijaga
dan diusahakan komunikasi itu dilaksanakan secara efektif. Komunikasi efektif
dalam mengurangi hal-hal yang tidak diinginkan terjadi di perusahaan. Maka dari
itu teknik komunikasi lisan efektif yang telah dijelaskan diatas bisa
diimplementasikan di kehidupan kita baik dalam lingkungan kerja maupun
lingkungan sosial.
KESIMPULAN
Komunikasi
efektif terjadi bila pemberi pesan memberi informasi kepada penerima pesan.
Setelah itu ada umpan balik dari penerima pesan tersebut. Pesan yang
disampaikan harus disebarkan dengan jelas, konsisten, informasi berkecukupan, penyebaran
yang sesuai, menggunakan waktu yang efektif dan efisien, serta
mennginformasikannya pada waktu yang tepat.
Aktivitas yang ada di lingkungan
kantor ada berbagai macam bidang. Hal-hal yang bisa menyatukan itu semua adalah
dengan adanya komunikasi. Komunikasi bisa meng-aktifkan sinergi terhadap para
semua anggota perusahaan tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan sesuai target.
Komunikasi di kantor dibagi menjadi
dua jaringan yaitu, jaringan formal dan informal. Sedangkan, aliran komunikasi
di kantor dibagi menjadi empat, yaitu : komunikasi vertikal keatas, komunikasi
vertikal kebawah, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal. Berbagai
masalah komunikasi yang ada dalam jaringan komunikasi dan aliran komunikasi
bisa diatasi ketika kita mengetahui, memahami, dan menggunakan komunikasi
secara efektif.
Hal yang terpenting agar komunikasi
berjalan efektif adalah komunikator harus bisa menghargai individu yang menjadi
sasaran komunikasi, komunikator harus mampu menempatkan diri pada situasi dan
kondisi yang dihadapi orang lain, pesan diterima oleh penerima pesan dan dapat
didengarkan dengan baik.
Jadi, komunikasi lisan yang efektif
dapat memengaruhi kinerja para karyawan. Karena dengan komunikasi kita harus
bisa menjadikan semua anggota perusahaan memiliki satu tujuan dengan latar
belakang setiap anggota perusahaan yang berbeda-beda. Komunikasi efektif bisa
menyatukan hal tersebut dan dengan komunikasi yang efektif tujuan perusahaan
bisa tercapai sesuai target.
REFERENSI
A.W.Wijaya.2000.Ilmu Komunikasi Pengantar Studi.Jakarta:Rineka
Cipta.
Ardiansyah,
Dimas Okta. 2016. Pengaruh Komunikasi
Terhadap Kinerja Karyawan dengan Dimediasi oleh Kepuasan Kerja. Jurnal
Bisnis Manajemen Vol.3. Jnauari 2016. Pasca Sarjana Fakultas Ekonomi dan
Bisnis, Universitas Brawijaya.
Chaniago,
Harmon.2013.Manajemen Kantor Kontemporer.Bandung:Akbar
Limas Perkasa.
Deddy Mulyana.
2000. Human Communication. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Dwihartanti, Muslikhah.2004. Komunikasi Yang Efektif. Jurnal disampaikan pada kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat. 2004.
Kismartini dan Maesaroh. 2007. Buku Ajar Mata Kuliah Manajemen Perkantoran. Penerbit Jurusan Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Universitas Dipenogoro.
Miftah, M. Komunikasi Efektif dalam Pembelajaran. Disampaikan dalam jurnal yang di jelaskan oleh BPM Semarang-Pustekkom-Depdiknas.
Pratminingsih, Sri Astuti. 2006. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta:Graha Ilmu.
Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis Edisi Keempat. Jakarta:Erlangga.
Robbins dan Coulter.2010.Manajemen Edisi Kesepuluh.Erlangga:Jakarta.
Thoha, Miftah.2004.Perilaku Organisasi Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.
Tika,Prabunda,H,Moh.2006.Budaya Organisasi dan Peningkatan Kinerja Perusahaan.PT.Bumi Aksara.Jakarta.
Usman, Beny. 2013.Pengaruh Komunikasi Interpersonal Terhadap Kinerja Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas PGRI Palembang. Jurnal Media Wahana Ekonomika, Vol.10, No.1, April 2013.
Download jurnal dalam bentuk PDF
TEKNIK KOMUNIKASI LISAN EFEKTIF YANG BERDAMPAK TERHADAP KINERJA KARYAWAN - JURNAL
Tidak ada komentar:
Posting Komentar